Kuidas Hoida E-Kirja Ametlikuna

Kõik ettevõttest väljaminevad e-kirjad peaksid sisaldama ühes stiilis tehtud allkirja. Allkiri koosneb paarist teksti reast, mis lisatakse iga e-kirja lõppu. Tavaliselt sisaldab see saatja nime, ettevõtte nime, osakonna nime või ametit ning kontaktandmeid.

E-kiri ei tohi kunagi olla ebaviisakas.

Vasta e-kirjadele 24 tunni jooksul. Inimesed eeldavad kiiremat ja mugavamat vastust, kui mõnel muul teel. Vasta isegi siis, kui kiri peaks sisaldama ainult ühte lauset.

Enne kui e-kirja välja saadad, jälgi et:

• kiri oleks lühike ja kasutusel oleksid paragrahvid, et lihtsustada kirja lugemist;
  
• kirjavahemärgid oleksid paigas;
  
• hoiad eemale smailidest ja muudest internetis levinud emotsiooni näitamise märkidest;
  
• ei oleks kasutusel internetis levinud lühendid nagu irw, ok jne;
  
• kiri ei oleks liiga värviline ehk ära kasuta värvilist tausta või ebatavalist kirjastiili või -suurust;
  
• laused ei oleks kõik suurte tähtedega, sest see on internetis väga ebaviisakas väljendusviis.